L’e-mail (courriel en français) est l’application internet la plus utilisée.
Mais cet outil de communication rapide et peu coûteux vous fait-il toujours gagner du temps ?
Quelques astuces pour une utilisation efficace de l’e-mail :
1. Planifiez une plage horaire fixe pour traiter vos e-mails.
Exemples : début de matinée, début d’après-midi, fin de journée.
2. Rédigez un objet concis et précis.
A lui seul, il doit donner un aperçu de votre message.
3. Limitez le poids des pièces attachées.
Compactez ou envoyez en plusieurs fois les documents trop lourds (> 2 Mo)
4. Vérifiez avant d’envoyer.
Le fichier attaché et le destinataire sont-ils corrects ? Le ton du message est-il adapté ? N’y-a-t-il pas de fautes d’orthographes ?
5. Enregistrez les pièces attachées des e-mails reçus.
Cela vous évitera de perdre des données importantes en cas crash de votre messagerie.
6. Ne propagez pas virus et rumeurs.
Avant d’ouvrir un fichier attaché, passez le à l’antivirus. Vérifiez les informations avant de les diffuser à d’autres destinataires.
7. Distinguez l’importance de l’urgence.
Il est parfois utile de se donner le temps de la réflexion avant de répondre à un
e-mail important.
8. Posez-vous la question : l’e-mail est-il adapté à cette situation ?
Utilisez d’autres moyens de communication (réunion, téléphone) si vous souhaitez faire une mise au point musclé avec un collaborateur ou partenaire, fixer une réunion avec un grand nombre de participants…
9. Etablissez une charte des bonnes pratiques.
Annexée au règlement intérieur, elle permettra de fixer les limites de l’utilisation de l’e-mail dans votre entreprise.
10. Communiquez à moindre coût grâce à une signature actualisée.
Présence à un salon, nouveaux clients, nouveau produit, actualités de votre entreprise…
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